Integritetspolicy – behandling av personuppgifter

Hantering av personuppgifter i Vholm Marina AB den 19 januari 2021

För oss på Vholm Marina AB är personlig integritet viktig och av den anledningen vill vi berätta hur vi hanterar personuppgifter inom bolaget. Vi strävar efter att ha hög säkerhet när det gäller hantering av personuppgifter, oavsett om de förvaras i elektronisk form eller i pappersformat.

I vår integritetspolicy beskriver vi hur vi samlar in och använder personuppgifter inom bolaget. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan få tillgång till uppgifter som vi eventuellt har om just dig.

Du är alltid välkommen att kontakta oss som du har frågor om vår hantering av personuppgifter. Aktuella kontaktuppgifter finns på bolagets hemsida.

Personuppgiftsansvarig är Vholm Marina AB, Estlandsvägen 3, 185 32 Vaxholm, 556953-1014

Personuppgifter och behandling av dessa.

Personuppgifter omfattar alla uppgifter som kan härledas till en fysisk person. Uppgifterna kan också gälla annan information men som kan kopplas direkt till en fysisk person. Det handlar därmed inte bara om namn, adress och personnummer utan omfattar också till exempel bilder, e-post, motornummer och kundnummer.

I Vholm Marina AB behandlar vi personuppgifter i våra IT-system, e-post-register och även manuellt i system där vi förvarar till exempel fysiska avtal. Vårt ansvar för personuppgifterna gäller från den stund vi får tillgång till en uppgift i till exempel ett mejl eller ett avtal, till den tidpunkt uppgifter tas bort i system eller att fysiska avtal makuleras. Det handlar med andra ord om hela kedjan från insamling, registrering, registerhållning, uppdatering och överföring till borttag ur register.

Vilka uppgifter hanteras av oss?

Vi hanterar namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter som telefon och e-post. Vi hanterar samtidigt information och andra uppgifter som kan kopplas till dig som person såsom båt, motornummer, kundnummer samt i specifika fall uppgifter som kan kopplas till utomstående såsom leverantörer och andras kundregister.

Personuppgiftsbiträden

I en del situationer anlitar vi externa leverantörer, samarbetar med andra eller nyttjar IT system under licens. I de fallen är de personuppgiftsbiträden till oss och vi säkerställer genom avtal att de fullgör sina förpliktelser gällande till exempel säkerhet och sekretess. Vi anlitar bara personuppgifts-biträden som är förenliga med våra egna ändamål för att bedriva vår verksamhet på ett så effektivt och säkert sätt som möjligt. I de fall vi anlitar personuppgiftsbiträden gäller Vholm Marina ABs integritetspolicy. Exempel på situationer är försäkringsärenden, försäljning av motorer och dyrare utrustning, servicehistorik och direktmarknadsföring.

Självständiga personuppgiftsansvariga

Vi delar även personuppgifter med till exempel myndigheter. I samtliga fall gör vi detta när vi är skyldiga till det för att fullgöra våra egna förpliktelser med stöd i lag eller myndighetsbeslut. Detta omfattar i de flesta fall vår egen personal och underleverantörer. I det fall vi delar med oss av personuppgifter till självständiga personuppgiftsansvariga gäller denna organisations integritets- eller personuppgiftspolicy.

Känsliga personuppgifter

Vholm Marina AB har inte för avsikt att hantera känsliga personuppgifter. I det fall vi undantagsvis skulle göra så, inhämtar vi alltid ditt godkännande. En situation skulle till exempel kunna vara handikappanpassning av en båt.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig uppgifter längre än vi behöver dem. Mejl rensas med regelbundenhet och information i avtal makuleras i samband med att avtalet upphör. En del uppgifter är vi ålagda att behålla längre, som till exempel underlag för bokföring, som ska arkiveras i sju år.

Personuppgiftsrutiner i korthet

Mejl från kunder med gällande avtal sparas till dess avtalet sägs upp och det skrivna avtalet makuleras
Mejl från kunder om till exempel intresseanmälan för vinterförvaring eller serviceförfrågan, vilka ej konkretiseras i avtal eller åtgärd, rensas årsvis.
Arbetsorder eller mejl om önskade åtgärder gällande vinterförvaring sparas till dess avtalet sägs upp och det skrivna avtalet makuleras
Arbetsorder eller önskemål om reparation eller servicearbeten utan vinterförvaringsavtal sparas i 24 månader av reklamationsskäl.
Mejl och handlingar från leverantörer sparas så länge Vholm Marina AB har avtal/kundnummer hos leverantören.
Handlingar i samband med köp av båtar och motorer eller utrustning som kostar mer än 10.000 kronor sparas så länge som behövs för att vi ska uppfylla lagar om till exempel konsumentköp.
Information hanterad vi utlåning av båt eller lån av utrustning raderas årsvis

Vad har du för rättigheter?

I det fall Vholm Marina AB har personuppgifter om dig har du rätt att ta del av dessa. Du har även möjlighet att få felaktiga uppgifter korrigerade men även att vi ska radera uppgifter om dig.

Frågor om vår integritetspolicy och hantering av personuppgifter.

Om du har några frågor om vår behandling av personuppgifter så kan du kontakta Gustaf Ek som ansvarar för dessa frågor hos oss. Aktuella kontaktuppgifter finns på vår hemsida.

I det fall vi ändrar eller uppdaterar denna policy så tillser vi alltid att den senaste versionen finns här på hemsidan.